Leyes y Decretos para el proceso de Digitalizacion de Documentos.

Marco Legal

A continuación se relacionan las leyes y decretos más relevantes en cuanto al proceso de digitalización de documentos.

Ley 6 de 1992, ARTÍCULO 74: VALOR PROBATORIO DE LA IMPRESIÓN DE IMÁGENES ÓPTICAS NO MODIFICABLES. Adicionase el Estatuto Tributario con el siguiente artículo:

Artículo 771-1. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio.

Decreto 2620 de 1993, por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Considerando entre otros, lo expresado por el artículo 48 del código de comercio decreta:

Artículo 1º Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros.

Decreto 2649 de 1993,

ARTICULO 112. CONTABILIDAD DE LAS EMPRESAS EN LIQUIDACION. ......
Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda y destrucción de los libros y papeles del ente económico.

Artículo 134. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la cámara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.(S.N.)

Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, en su artículo 12 establece que los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.

Decreto 2150 de 1995, suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

Norma ISO-19005 de 2005, basado en el estándar PDF 1.4 (PDF/A-1), permite a las organizaciones archivar documentos electrónicamente de manera que se asegure la preservación de su contenido, aspecto visual y apariencia sobre un extenso periodo de tiempo.

También permite que los documentos sean recuperados y revisados con consistencia y resultados predecibles en el futuro, independiente de las herramientas y sistemas usados para su creación.